會議接待的流程和準備工作 全方位會議接待

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服務項目一、銷售部接待二、房務部接待三、餐飲部接待四、其他相關部門請參照銷售部服務內容一、銷售部接待程序： 銷售部在獲取客戶在酒店舉辦會議的信息后，應著手做以下工作： 1、及時與會務方負責人進行聯絡 （1）清楚了解會議性質（屬接待工作、還是商務活動，是否有重要嘉賓參加等）及內容（包括：時間、人數、所需房間數、場地、器材、形式、交通及其他特殊要求等）； （2）若屬大型、重要的會議接待，在和客戶商定有關接待細節后，應及時向部門主管領導匯報情況，由部門主管領導召開協調會議，統籌整個會議的接待工作。 2、落實會議場地和房間數量 在會議洽談協商的過程中，應和會務方具體負責人詳細討論有關的會議細節，做好記錄，尤其應盡快落實是否有適合客人要求的場地和客房。當確認場地及客房可按客戶要求提供后，應向餐飲部、房務部發出預留場地及房間的通知書。 3、商談價格 當確認場地及客房的安排沒有問題后，應根據實際情況給客戶提供清晰的價格。如該活動涉及多項內容，應會同有關部門對某些價格進行調整及平衡。 價格政策是相對固定的，如超出自己的權限，應及時向主管領導請示。 4、簽訂會議協議，收取會議押金 當會務方已確認所有會議細節后，雙方應根據要求及承諾簽訂會議協議，并依照協議收取相應的會議押金； 5、下發會議接待通知單 簽訂好會議協議后，根據雙方協商的具體內容和有關細節，填寫會議接待通知單，經核對無誤，下發至各部門,并保存該次會議的檔案； 6、會議接待 發出會議接待通知單后，需和會務方負責人及賓館相關部門隨時保持聯系，協調會場的布置，跟蹤會議進程； 7、會議結賬 會議結束，若客戶消費掛賬，其帳務由銷售部和財務部共同催收，餐飲部給予協助； 8、會議送別 恭送會務方領導及辦會負責人，為賓客留下美好感受；同時擇機贈送精美小紀念品給會務方負責人，加深友情； 9、會議結束 會議結束，視需要召開總結會，分析會議接待的得失，并將客戶意見反饋至相關部門，同時銷售部應做好回憶資料的存檔工作；對有新聞價值的會議接待活動，可撰稿送媒體發表。交易說明詳細信息請電話咨詢。